Produção de Folders
ANÁLISE E MELHORIA DE PROCESSO DA PRODUÇÃO DE FOLDERES DE CULTI-VARES DA UNIDADE EMBRAPA ARROZ E FEIJÃO
A elaboração desse documento seguiu orientações do supervisor da Área de Comunica-ção e Negócios, Aluísio Goulart Silva, dentro do período de estágio probatório do funcio-nário Fábio Fernandes Nolêto, matrícula 332396, com duração de noventa dias corridos, utilizando a ficha (Anexo H ) elaborada com base nas orientações de Análise e Melhoria de Processo contidas no documento: Metodologia de Análise e Melhoria de Processo – AMP da Embrapa (versão atualizada em outubro de 2004).
1. OBJETIVO
Analisar melhoria e processo da produção de folderes, com foco nos fatores econômi-cos e visuais, afim de aplicar o seu potencial como ferramenta de comunicação no auxílio às atividades de transferência de tecnologia, geração e promoção de negócios, tendo como referências as diretrizes dos Desafios Institucionais e Organizacionais descritos no V Plano Diretor da Embrapa (PDE), que apontam a transferência de tecnologia como parte do processo de inovação, o que confere conhecimento e aplicabilidade efetiva às tecnologias geradas.
2. NORMAS E PROCEDIMENTOS
EMBRAPA. V Plano Diretor da Embrapa 2008-2011-2023. Brasilia, DF, 2008.
EEMBRAPA. Manual de identidade visual. Brasília, DF. Disponível em: <https://intranet.embrapa.br/administracao_geral/comunicacao_social/gestao-da-imagem/index_html> Acesso em: 23 out. 2008.
3. INÍCIO
A solicitação de produção de um folder é feita pelo supervisor da Área de Comunica-ção e Negócios (ACN). As informações (texto e imagem) e as características do folder (formato, tipo de papel e impressão) já vêm definidas.
4. DESCRIÇÃO DO CONTEÚDO
A ordem de serviço é feita pessoalmente e o conteúdo do folder (texto e imagens) são recebidos via e-mail. Percebe-se que na maioria dos casos todo o conteúdo é fornecido pelo pesquisador, pois trata-se de um e-mail encaminhado pelo supervisor.
A identificação do conteúdo é feita para avaliar a qualidade das imagens fornecidas (resolução), verificar a existência de figuras e gráficos e calcular se a mídia escolhida comporta todas as informações fornecidas (texto e imagem).
Apesar da existência do computador, a idealização do folder ainda é feita utilizando lá-pis e papel, pois possibilitam ao designer maior liberdade e agilidade na hora de encontrar a melhor relação entre texto e imagens (formatação).
Já de posse de um esboço do folder, é hora de ir para o computador gerar o arquivo eletrônico do folder. O computador não substitui a criatividade do profissional que o opera, é apenas uma ferramenta, muito eficiente e com inúmeros recursos que auxiliam na cria-ção, reparo e melhoria de imagens, além de oferecer ótimos recursos para formatação e revisão de texto.
O folder finalizado em computador é apresentado para que o cliente aprove ou não o que foi feito. Caso não seja aprovado, volta-se à etapa de idealização do folder. Quando aprovado, é feita uma impressão simples, em impressora jato de tinta, para ser enviada ao profissional responsável pela revisão do conteúdo e das informações institucionais da Embrapa.
Quando é detectado algum erro, retorna-se ao arquivo eletrônico para serem feitas as correções. Caso contrário, o arquivo eletrônico do folder é enviado para a gráfica que fará a impressão da quantidade de exemplares (tiragem) definida.
5. TÉRMINO
É enviado para a gráfica o arquivo eletrônico do folder compatível com os dois equi-pamentos – computador e impressora. Atualmente, são utilizados arquivos gerados no programa (software) CorelDRAW e impressoras do tipo Offset, o que confere ao processo uma boa compatibilidade.
6. PRODUTO
Folder para divulgação de informações técnicas das cultivares desenvolvidas pela Unidade Embrapa Arroz e Feijão.
7. CLIENTES
Escritório de Negócios e Área de Transferência de Tecnologia. Produtores rurais e as-sistentes técnicos, docentes e discentes de instituições de ensino parceiras.
8. FORNECEDORES
Profissionais (pesquisadores) que desenvolvem novas tecnologias para produção de arroz e feijão.
9. PROBLEMAS IDENTIFICADOS
A baixa autonomia da Área de Comunicação na gestão da informação, pelo fato de as informações já estarem definidas pelo pesquisador, leva à distorção da função do folder como mídia promocional, além de usar dados técnicos, que caracteriza emprego de lin-guagem inadequada para o folder.
O desconhecimento do potencial do folder como veículo de comunicação promocional e da sua capacidade de interação com outros canais de comunicação explorados pela Embrapa pode levar ao emprego desnecessário de recursos destinados à Área de Comu-nicação e Negócios.
O profissional responsável pela formatação do folder não acompanha o processo de impressão junto a gráfica e também não é feito um acompanhamento da distribuição dos folderes para levantamento dos resultados alcançados com a sua divulgação, o que impli-ca em desconhecimento das reais necessidades do cliente, além de comprometer o aten-dimento à sociedade em geral.
Ferramentas (computadores e programas) obsoletas e inadequadas para o departa-mento de Programação Visual e necessidade de atualização da capacitação técnica de integrantes da equipe de comunicação comprometendo a agilidade e inovação no proces-so de comunicação e Transferência de Tecnologia.
Ausência de um cronograma das atividades anuais da Área de Comunicação e Negó-cios, o que compromete o sucesso na gestão da informação.
10. SUGESTÃO DE MELHORIAS
10.1 – Dar autonomia para a Área de Comunicação
Os profissionais da comunicação são os responsáveis pela ligação entre empresa e cliente, ou seja, a comunicação é como uma ponte que liga as margens de um rio.
A Área de Comunicação da Embrapa possui uma excelente estrutura. Conta com fun-cionários e estagiários das áreas do marketing, jornalismo, letras, publicidade, design e relações públicas, entre outros. Muitos desses profissionais possuem vasta experiência no seu campo de atuação fora e dentro da Embrapa. Cabe a estes profissionais o desafio de fazer a ligação entre a Embrapa e o seu cliente (indústria, produtor, sementeiro), pois é preciso expor com excelência todo o conhecimento (tecnologias e serviços) gerado pelos pesquisadores da Embrapa.
É importante que a Área de Comunicação tenha autonomia na gestão da informação.
10.2 – Planejamento de ações para produção de folderes
Contrário ao que muitos pensam, a impressão não é a etapa mais importante no pro-cesso de produção de um folder. Planejamento é a etapa mais importante. Etapa esta que tem início no atendimento ao cliente – no caso da Embrapa, o pesquisador – e finda com a distribuição do folder.
A eficácia de um folder depende fundamentalmente do seu planejamento. Dele parti-cipam profissionais de marketing, publicidade e design. Desses profissionais são exigidos o levantamento da real necessidade do cliente, a escolha da linguagem que melhor co-munica e a formatação adequada da mensagem.
Com base nas informações do cliente, do mercado e na linguagem definida, o de-signer é o profissional qualificado para decidir a melhor formatação da mensagem (ima-gens, dimensões, composição, tipografia e suporte ). É nesse momento que o departa-mento de design decide maneiras inteligentes, conscientes e inovadoras de apresentação do folder (ex.: optar por reduzir custos sem comprometer a eficiência na transmissão da mensagem).
Mensagem e Linguagem – os profissionais da publicidade e marketing respondem pela produção da mensagem verbal (texto), determinam também a linguagem a ser em-pregada (ex.: infantil/jovem/adulto, radical/conservador, clássico/contemporâneo, etc.), podendo fazer apontamentos que auxiliem na construção da mensagem visual. Neste momento, o designer deve decidir melhorar ou produzir novas imagens para finalização da mensagem visual. Lembrando que cabe ao cliente (pesquisador) fornecer imagens ou proporcionar recursos para produção das imagens. É neste momento que a interação é maior entre as áreas envolvidas (marketing, publicidade e design).
Programação Visual – Direcionados à Programação Visual, os fatores que seguem competem aos profissionais do design gráfico, no entanto, não existe uma seqüência, pois para o designer são fatores simultâneos:
- Processo de Impressão: É importante que o designer conheça e entenda diver-sos processos de impressão, o mais freqüente é o offset. Mas em alguns casos, de acordo com a tiragem, outros processos podem oferecer maior economia, agilidade e/ou menor impacto ambiental (impressão a laser, serigrafia, ploter, etc.);
- Formatação da Mensagem: Dar forma à mensagem, apresentar uma idéia atra-vés de um objeto. O folder é um objeto onde a relação entre texto e imagem é muito importante. Para que esse objeto cumpra seu objetivo, é preciso que se aplique os conceitos da comunicação visual (beleza, legibilidade, eficácia, sen-sação) de maneira profissional e ordenada. O designer gráfico é o profissional conhecedor desses conceitos;
- Escolha do Suporte e Dimensões: Com base nas informações fornecidas pelos profissionais do marketing (ex: público alvo, disposição da mídia e tempo da campanha do produto) o designer deve sugerir o suporte, a tiragem e o proces-so de impressão mais adequados. O designer precisa estar com o formato, com o suporte e o tipo de impressão definidos antes de formatar a mensagem.
10.3 – Utilizar o folder de acordo com suas características
Folder é um impresso gráfico elaborado com ilustrações coloridas e com dobras. Al-gumas pessoas confundem folder com panfleto, pois, embora semelhantes, o folder é o impresso que possui no mínimo uma dobra.
As características de distribuição das informações do folder são: capa com um cha-mado inicial e um breve resumo, preferencialmente com imagens (ilustrações, fotos), no miolo seguem as informações que detalham as vantagens do produto e o espaço para distribuidores, pontos de venda, representantes e endereços da fábrica ou do prestador do serviço em divulgação.
O folder é dividido em dois grupos: o Institucional e o Promocional. O Folder Institucio-nal apresenta a empresa ou o profissional como um todo. O Folder Promocional é o que usamos para a divulgação de preço, vantagens e informação direta dos produtos ou servi-ços. Podemos também produzir o folder institucional e o promocional juntos, mas é preci-so tomar cuidado para não sobrecarregá-lo com informações que podem prejudicar a co-municação ou perder o foco e o objetivo da divulgação.
Os folderes são uma ferramenta poderosa para a comunicação, mas necessitam de layout (arte), impressão e acabamento profissionais para produzirem o retorno adequado do investimento.
10.4 – Promover interação do folder com outras mídias
A folder é uma mídia passiva, ou seja, a iniciativa da leitura é tomada pelo espectador (cliente). Portanto, o folder deve ser atraente em todos os seus aspectos (cores, imagem, formato, conteúdo, disposição e portabilidade).
Todo produto ou serviço tem informações que podem ser divididas entre Dados Pro-mocionais e Dados Técnicos. Para as mídias publicitárias (folder, panfleto, cartaz, outdo-or), reserva-se os Dados Promocionais, pois a mensagem deve ser transmitida de manei-ra clara e objetiva. Para as mídias de informação (rádio, tv, portal de internet, livro, jornal, boletins, etc.), reserva-se os Dados Técnicos.
As informações de uma cultivar desenvolvida pela Embrapa podem, também, ser divi-didas entre esses dois grupos. Se classificarmos os dados fitotécnicos dentro do grupo de Dados Técnicos, devemos utilizar os canais de comunicação apropriados (ex.: o SAC, que atende via telefone, e-mail e até mesmo pessoalmente). A Embrapa ainda dispõe de outros canais como internet, rádio e tv, ou seja, um conjunto completo. Cabe aos profissi-onais da Área de Comunicação explorar o potencial de cada veículo com inteligência e eficiência (ver Diretriz 4 dos Desafios Institucionais e Organizacionais, p. 38, V PDE).
A internet é considerada um forte elemento para a potencialização de um produ-to/marca, quando enquadrada em um planejamento adequado. É um forte meio, que fun-ciona como apoio e sustentação de uma campanha também realizada em outras mídias.
10.5 – Acompanhamento do processo de impressão na gráfica
A impressão offset é a mais empregada no mercado e neste processo é comum que o impressor faça alguns ajustes. No entanto, podem haver sérias mudanças do que foi pro-posto pelo designer no folder, por isso é importante a presença do designer durante os ajustes para a tomada de decisões. (ex.: o papel mais utilizado no folder é o couché bri-lho ou fosco de gramaturas entre 150 e 230g/m², por reproduzirem as cores com exatidão, mas também podemos utilizar o color plus, vergê e reciclado, nestes papéis o designer deve avaliar cada aplicação, pois algumas tonalidades destes papéis especiais interferem nas tonalidades das tintas).
10.6 – Acompanhamento do Marketing e SAC na distribuição do folder
É preciso conhecer o público-alvo. A distribuição e a portabilidade são fatores que de-vem ser pensados durante o planejamento do folder. Através deles é que são medidas a eficácia do folder e a satisfação do cliente com a mensagem. São dados que servirão de base para elaboração de novas campanhas.
10.7 – Reciclagem da equipe e interação entre sub-áreas
Cursos e treinamentos visando aumento de eficiência na produção e motivação profis-sional. Integração entre as sub-áreas, para que funcionários conheçam a atividade de cada colega, afim de facilitar o suporte e ampliar a contribuição entre equipes. A produção e veiculação de uma mensagem mostra o quanto a Área de Comunicação é multidiscipli-nar.
10.8 – Elaborar um cronograma das atividades anuais da Área
Gerenciar os períodos de baixa e de alta demanda de trabalho, para que cada material produzido pela Área de Comunicação possa dispor de todos os recursos e tempo neces-sários. Além de evitar o estresse e despesas com suporte aos funcionários no cumpri-mento de horas-extra.
